Contexte

Notre client, acteur incontournable dans la finance, recrute un(e) Assistant(e) de Direction Anglais  Courant – H/F.

 

Vos missions 

Dans un contexte exigeant, sous la responsabilité de vos 2 Dirigeants, vous serez en charge des missions suivantes :

  • Les tâches courantes de secrétariat 
    Interface interne/externe.
    Gestion des correspondances.
    Gestion des agendas complexes et mouvants : organisation de conférences téléphoniques, de réunions internes ou externes / réservations de salles / planification et organisation de rdv clients, …
    Organisations d’événements : conférences, team building, etc., préparation de documents pour ces événements (brochures, questionnaires, signalétique…).
    Coordination des déplacements : gestion de la logistique et réservations liées. Préparation des feuilles de route.
    Préparation des documents administratifs pour les demandes de visas.
  • Suivi des recrutements de votre périmètre : identification de cvs, organisation des entretiens candidats/managers opérationnels.
  • Interface clients et directions internes pour des dossiers gérés par vos hiérarchies.
    Suivi des dossiers en cours, ouverture de code client/mission, mise en forme des lettres de mission.
  • Gestion de la facturation : traitement et émission des factures, suivi des encours et rôle d’alerte vis-à-vis de vos associés en cas d’impayé et relance.
  • Organisation d’événements pour les clients en collaboration avec les autres Assistante de votre département.
  • Inscriptions/adhésions à divers événements à hauteur de votre équipe.

Votre profil

De formation supérieure, vous justifiez d’une expérience régulière de 10 années minimum sur un poste similaire.
Rigueur, organisation, autonomie et proactivité vous définissent.

Ce poste nécessite un sens du service, une capacité à travailler en équipe, une approche et une communication efficace dans vos relations transverses, ainsi qu’une capacité certaine de coordination.

Une bonne hiérarchisation de vos tâches, pour ainsi répondre aux demandes dans les délais avec efficacité.
Confidentialité et discrétion sont aussi des critères clefs pour ce poste.
Vous maîtrisez les outils informatiques usuels (Word, Excel, Powerpoint).
Vous avez une maîtrise courante de l’anglais.