Contexte 

Notre client, acteur de renom international dans son domaine, recrute un(e) Assistant(e) de Direction Anglais  Courant – H/F –

 

Vos missions 

Dans un contexte de haut niveau d’exigence, sous la responsabilité de 2 Dirigeants, vous serez en charge des missions suivantes :

  • Les aspects classiques du secrétariat de vos Dirigeants.
  • Interface interne/externe.
  • Gestion des agendas complexes et mouvants : organisation de conférences téléphoniques ou de visio-conférences, de réunions internes ou externes / réservations de salles / planification et organisation de rdv, …
  • Coordination des déplacements : gestion de la logistique et réservations liées. Préparation des feuilles de route. Préparation des documents administratifs pour les demandes de visas.
  • Gestion et constitution des dossiers liés aux réunions ou rdv .
  • Interface entre les clients et vos Directions pour les dossiers gérés par votre périmètre.
  • Suivi des sujets en cours, ouverture de codes clients/missions, mise en forme des lettres de mission, suivi des signatures des parties prenantes.
  • Gestion de la facturation : enregistrement des factures et suivi des encours. Rôle d’alerte vis-à-vis de vos Directeurs en cas d’impayé.
  • Classement dématérialisé selon codification
Votre profil

De formation supérieure, vous justifiez d’une expérience régulière de 7 années minimum sur un poste similaire dans un environnement exigeant.

  • Rigueur, précision, organisation et proactivité vous définissent. Votre sens du service et de l’équipe, votre écoute ainsi qu’un mode de travail anticipatif sont vos atouts.
  • Vous êtes diplomate, vous avez un excellent relationnel pour gérer les relations transverses avec efficacité, ainsi que pour la bonne circulation de l’information.
    Confidentialité et discrétion sont aussi nécessaires pour le contexte de l’activité.
  • Vous maîtrisez les outils informatiques usuels (Word, Excel, PowerPoint).
  • Vous avez une maîtrise courante de l’anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral.