Contexte 

Note client, acteur international dans le domaine du Conseil, recrute un(e) Assistant(e) de Direction Bilingue Anglais – H/F pour un périmètre en charge de sujet d’ingénierie.

Vos missions

Dans un contexte de très haut niveau d’exigence, en collaboration avec 2 Dirigeants membre de Comex, vous intervenez dans la gestion des aspects administratifs et pratiques de l’activité de votre périmètre.

Dans ce cadre, vous assurerez en toute autonomie, les missions suivantes :

Les aspects classiques du secrétariat quotidien

  • Gestion des correspondances
  • Suivi des emails et rôle d’alerte sur les urgences à traiter
  • Gestion des agendas (Outlook) complexes et mouvants
  • Organisation et suivi de réunions simples ou d’envergures (sur site ou off-site) / préparation des documents liés, réservation de salles / envoi des invitations, interface avec les différentes parties prenantes, …
  • Organisation de conférences call, ou de visioconférences
  • Planification et organisation de rdv clients (rencontre, déjeuners d’affaires, …)
  • Coordination des déplacements en France ou à l’étranger : gestion de la logistique et réservations liées. Préparation des feuilles de route et des documents administratifs pour les demandes de visas
  • Gestion des notes de frais
  • Suivi des feuilles de temps
  • Interface interne/externe de haut niveau
  • Suivi des dossiers en cours, ouverture de code client/mission, mise en forme des lettres de mission.
  • Gestion de données sur la base CRM
  • Support aux équipes sur des aspects fonctionnels ou pour répondre à de simples questions lié à l’activité.

Organisations d’événements :

  • Organisation et coordination de team building, de conférences client, cocktails, etc.,
  • Préparation de documents pour ces événements (brochures, questionnaires de satisfaction, signalétiques…).

Votre profil

De formation supérieure en assistanat de direction ou équivalence, vous possédez une expérience significative de 8 années minimum, sur un poste similaire dans un environnement dynamique et matriciel.
Votre capacité rédactionnelle est irréprochable, et vous êtes parfaitement à l’aise au contact d’environnements de haut niveau d’exigence.

Votre niveau d’anglais est un courant avancé, tant à l’oral qu’à l’écrit.

Vous justifiez d’une solide maîtrise des outils informatiques (Word/Excel/PowerPoint).

Vos principales qualités pour réussir sur ce poste sont :

  • Rigueur, fiabilité, sens de l’organisation, pro-activité et rapidité de compréhension
  • Aisance relationnelle, aptitude à travailler dans un contexte complexe et mouvant,
  • Autonomie dynamisme et force de proposition,
  • Capacité à gérer les urgences, les priorités et les imprévus.