Contexte

Notre client, acteur de renom dans son domaine, recrute un(e) Assistant(e) de Direction bilingue Anglais  – H/F.

 

Vos missions 

Dans un contexte de très haut niveau d’exigence, en collaboration avec vos 2 Dirigeants, vous aurez pour missions :

Les aspects classiques du secrétariat 

  • Interface interne/externe de haut niveau d’exigence
  • Gestion des agendas très complexes et mouvants
  • Coordination des déplacements avec une complexité de time zone (gestion de la logistique et des réservations liées, préparation des feuilles de route, …)
  • Préparation des documents administratifs pour les demandes de visa
  • Organisation de conférences téléphoniques, de réunions internes ou externes / réservation des salles en interne ou en externe
  • Planification et organisation de rdv clients (préparation des documents liés)
  • Interface clients et équipe pour des dossiers gérés par vos Dirigeants
  • Suivi des dossiers en cours, ouverture de code client/mission, mise en forme des lettres de mission
  • Gestion de la correspondance et de tout autres livrables.

Gestion de la facturation et des notes de frais

  • Traitement et émission des factures, suivi des encours et rôle d’alerte sur les retards de paiement
  • Suivi et gestion des notes de frais en lien avec l’équipe comptable

Gestion de la base de données

  • mise à jour des informations
  • création de nouveaux fichiers

Votre profil

De formation supérieure, vous justifiez d’une expérience de 9 années minimum sur un poste comparable.

Vous êtes habitué(e) aux contextes de collaboration exigeante, tant en matière de confidentialité et de précision des données traitées que  pour votre approche diplomate.

Vous êtes reconnu(e) pour votre autonomie, votre sens du service, votre pragmatisme, votre réactivité face aux urgences et imprévus, ainsi que pour votre respect des délais pour le traitement de votre activité.

Vous maîtrisez les outils informatiques usuels (Word, Excel, Powerpoint).
Vous avez une maîtrise parfaites de l’anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral.