Notre client, acteur incontournable dans son domaine, recrute un(e) Assistant(e) de Direction Bilingue Anglais  – H/F.

 

Vos missions 

Dans un contexte de haut niveau d’exigence, sous la responsabilité de 2 Partners, et en support à l’équipe, vous serez en charge des missions suivantes :

  • Les aspects classiques du secrétariat de votre équipe.
    Interface interne/externe de très haut niveau d’exigence.
    Gestion des correspondances de tout type.
    Gestion des agendas complexes et mouvants de vos partners : organisation de conférences téléphoniques, de réunions internes ou externes / réservations de salles / planification et organisation de rdv clients, …
    Organisations d’événements ponctuels.
    Coordination des déplacements de vos partners : gestion de la logistique et réservations liées. Préparation des feuilles de route.
    Préparation des documents administratifs pour les demandes de visas.
    Gestion des notes de frais
  • Inscriptions à divers événements et/ou abonnements.
  • Gestion des aspects pratiques et fonctionnels du quotidien.
  • Suivi des intégrations des nouveaux collaborateurs sur votre périmètre, gestion du trombinoscope.
  • Interface clients pour les missions en cours et suivi / Mise à jour des informations sur la base de données dédiée.
  • Suivi de la facturation clients : vérification  des éléments de facturation, détection des éventuelles anomalies, correction et validation. Puis, suivi des encours et rôle d’alerte sur les retard d’encaissement.

Votre profil

De formation supérieure, vous justifiez d’une expérience stable de 5 années minimum sur un poste similaire et dans un environnement de haut niveau d’exigence (tel que les cabinets d’avocats internationaux, le conseil par exemple)
Rigueur, organisation, autonomie et proactivité vous définissent. Votre sens du service, votre capacité à travailler en équipe, votre écoute et communication ainsi que votre excellent relationnel sont vos atouts.
Diplomatie, confidentialité et discrétion sont pour vous une évidence.
Vous maîtrisez les outils informatiques usuels (Word, Excel, Powerpoint).
Vous avez une maîtrise de l’anglais tant à l’écrit qu’à l’oral.