Contexte 

Note client, acteur international dans le domaine du Conseil, recrute un(e) Assistant(e) de Direction Bilingue Anglais – H/F pour un périmètre en charge de sujets de restructuring.

Vos missions

Dans un contexte de très haut niveau d’exigence, en collaboration avec 2 Dirigeants, vous intervenez dans la gestion des aspects administratifs et pratiques de l’activité de votre périmètre.

Dans ce cadre, vous assurerez en toute autonomie, les missions suivantes :

Les aspects classiques du secrétariat quotidien

  • Gestion des correspondances
  • Suivi des emails et rôle d’alerte sur les urgences à traiter
  • Gestion des agendas (Outlook) complexes et mouvants
  • Organisation et suivi de réunions simples ou d’envergures (sur site ou off-site) / préparation des documents liés, réservation de salles / envoi des invitations, interface avec les différentes parties prenantes, …
  • Organisation de conférences call, ou de visioconférences
  • Planification et organisation de rdv clients (rencontre, déjeuners d’affaires, …)
  • Coordination des déplacements en France ou à l’étranger : gestion de la logistique et réservations liées. Préparation des feuilles de route et des documents administratifs pour les demandes de visas
  • Gestion des notes de frais
  • Suivi des feuilles de temps
  • Interface interne/externe de haut niveau
  • Suivi des dossiers en cours, ouverture de code client/mission, mise en forme des lettres de mission.
  • Gestion de données sur la base Client
  • Support aux équipes sur des aspects fonctionnels ou pour répondre à de simples questions liées à l’activité.
  • L’assistance pour les recrutements (lien avec la RH pour l’organisation logistique des entretiens, et suivi des résultats).

Organisations d’événements :

  • Organisation et coordination d’événements (conférences client, etc…),
  • Préparation de documents pour ces événements (brochures, questionnaires de satisfaction, signalétiques…).
Gestion :
  • Suivi de la facturation depuis la validation des données et enregistrement, jusqu’au suivi des encours et rôle d’alerte sur les retards.
Votre profil

De formation supérieure en assistanat de direction ou équivalence, vous possédez une expérience significative de 8 années minimum, sur un poste similaire dans un environnement dynamique et matriciel.
Votre capacité rédactionnelle est irréprochable, et vous êtes parfaitement à l’aise au contact d’environnements de haut niveau d’exigence.

Votre niveau d’anglais est un courant avancé, tant à l’oral qu’à l’écrit.

Vous justifiez d’une solide maîtrise des outils informatiques (Word/Excel/PowerPoint).

Vos principales qualités pour réussir sur ce poste sont :

  • Rigueur, fiabilité, sens de l’organisation, pro-activité et rapidité de compréhension
  • Aisance relationnelle, aptitude à travailler dans un contexte complexe et mouvant,
  • Autonomie dynamisme et force de proposition,
  • Capacité à gérer les urgences, les priorités et les imprévus.