Contexte 

Note client, acteur international dans le domaine du Conseil, recrute un(e) Assistant(e) de Direction Bilingue Anglais – H/F pour un périmètre en charge de la fiscalité.

Vos missions

Dans un contexte de haut niveau d’exigence, en collaboration avec 3 Associés, et en adoptant une posture de chef d’orchestre au sein de la division, vous intervenez dans la gestion des aspects administratifs, relationnels, fonctionnels et pratiques de l’activité de vos Associés dédiés, et cela, avec une vision globale sur celle de la division.

Dans ce cadre, vous assurerez en toute autonomie, les missions suivantes :

Les aspects classiques du secrétariat quotidien

  • Gestion des correspondances
  • Suivi des emails et rôle d’alerte sur les urgences à traiter
  • Gestion des agendas (Outlook) complexes et mouvants
  • Organisation et suivi de réunions simples ou d’envergures (sur site ou off-site) / préparation des documents liés, réservation de salles / envoi des invitations, interface avec les différentes parties prenantes, …
  • Organisation de conférences call, ou de visioconférences
  • Planification et organisation de rdv clients (rencontre, déjeuners d’affaires, …)
  • Coordination des déplacements : gestion de la logistique et réservations liées. Préparation des feuilles de route et des documents administratifs pour les demandes de visas le cas échéant.
  • Gestion des notes de frais
  • Interface interne/externe de haut niveau
  • Suivi des dossiers en cours, ouverture de code client/mission, mise en forme des lettres de mission.
  • Gestion de données sur les bases dédiées
  • Support aux équipes et autres membres de la division sur des aspects fonctionnels ou pour répondre à de simples questions liées à l’activité de vos Dirigeants, ou encore, dans le cadre d’organisation d’événements par exemple.

L’assistance pour les recrutements

  • En lien avec votre Associé responsable des sujets recrutements au sein de votre division et dans une approche de grande confidentialité, vous aurez pour mission le screening des cvs,  vous assurerez les premiers contacts avec les candidats permettant d’auditer les attentes et projection de collaboration, puis, vous coordonnerez l’organisation logistique des entretiens, le suivi des candidatures en lien transversal avec les différentes personnes dans la boucle des recrutements (les associés et les directeurs de votre division, ainsi que les membres du service RH par exemple), et enfin, vous assurerez l’accueil des collaborateurs recrutés pour facilité son intégration au sein de la division.

Le liste des tâches n’est pas exhaustive, vous aurez la possibilité d’être force de proposition et construire les contours de votre poste pour le développer davantage.

Votre profil

De formation supérieure en assistanat de direction ou équivalence, vous possédez une expérience significative de 8 années minimum, sur un poste similaire dans un environnement dynamique et matriciel.
Votre capacité rédactionnelle et orthographique est irréprochable, et vous êtes parfaitement à l’aise au contact d’environnements de haut niveau d’exigence.

Votre niveau d’anglais est courant, tant à l’oral qu’à l’écrit.

Vous justifiez d’une solide maîtrise des outils informatiques (Word/Excel/PowerPoint).

Vos principales qualités pour réussir sur ce poste sont :

  • Rigueur, fiabilité, sens de l’organisation, pro-activité et rapidité de compréhension
  • Aisance relationnelle, aptitude à travailler dans un contexte complexe et mouvant,
  • Autonomie dynamisme et force de proposition,
  • Capacité à gérer les urgences, les priorités et les imprévus.
  • Capacité à travailler en ayant une vision globale sur l’activité et les besoins d’une division.