Contexte
Note client, acteur international dans le domaine du Conseil, recrute un(e) Assistant(e) de Direction Bilingue Anglais – H/F pour un périmètre en charge de sujets Financier.
Vos missions
Dans un contexte de très haut niveau d’exigence, en collaboration avec 3 Associés, vous intervenez dans la gestion des aspects administratifs, relationnels et pratiques de l’activité de votre division.
Dans ce cadre, vous assurerez en toute autonomie, les missions suivantes :
Les aspects classiques du secrétariat quotidien
- Gestion des correspondances
- Suivi des emails et rôle d’alerte sur les urgences à traiter
- Gestion des agendas (Outlook) complexes et mouvants
- Organisation et suivi de réunions simples ou d’envergures (sur site ou off-site) / préparation des documents liés, réservation de salles / envoi des invitations, interface avec les différentes parties prenantes, …
- Organisation de conférences call, ou de visioconférences
- Planification et organisation de rdv clients (rencontre, déjeuners d’affaires, …)
- Coordination des déplacements : gestion de la logistique et réservations liées. Préparation des feuilles de route et des documents administratifs pour les demandes de visas le cas échéant.
- Gestion des notes de frais
- Interface interne/externe de haut niveau
- Suivi des dossiers en cours, ouverture de code client/mission, mise en forme des lettres de mission.
- Gestion de données sur les bases dédiées
- Support aux équipes sur des aspects fonctionnels ou pour répondre à de simples questions liées à l’activité de vos Dirigeants.
L’assistance pour les recrutements
- En lien avec votre Associé responsable des sujets recrutements au sein de votre division et dans une approche de grande confidentialité, vous aurez pour mission le screening des cvs, l’organisation logistique des entretiens, le suivi des candidatures en lien transversal avec les différentes personnes dans la boucle des recrutements (les associés et les directeurs de votre division, ainsi que les membres du service RH par exemple).
Votre profil
De formation supérieure en assistanat de direction ou équivalence, vous possédez une expérience significative de 8 années minimum, sur un poste similaire dans un environnement dynamique et matriciel.
Votre capacité rédactionnelle et orthographique est irréprochable, et vous êtes parfaitement à l’aise au contact d’environnements de haut niveau d’exigence.
Votre niveau d’anglais est un courant, tant à l’oral qu’à l’écrit.
Vous justifiez d’une solide maîtrise des outils informatiques (Word/Excel/PowerPoint).
Vos principales qualités pour réussir sur ce poste sont :
- Rigueur, fiabilité, sens de l’organisation, pro-activité et rapidité de compréhension
- Aisance relationnelle, aptitude à travailler dans un contexte complexe et mouvant,
- Autonomie dynamisme et force de proposition,
- Capacité à gérer les urgences, les priorités et les imprévus.