Notre client acteur international dans le secteur du conseil recherche un(e) Assistant(e) de Direction Bilingue Anglais – H/F.
Vos missions
Dans un contexte de haut niveau d’exigence, vous soutiendrez trois Dirigeants sur les aspects administratifs, organisationnels, de gestion et relationnels Dans le cadre de votre fonction, vous serez en charge des missions suivantes :
- Les aspects classiques du secrétariat :
- interface interne/externe et entre les équipes et vos associés,
- veille active sur les emails,
- gestion des agendas mouvants et complexes avec une approche anticipative,
- gestion de la logistique des déplacements, (réservation des billets de train/avion, réservation de taxis, d’hôtels, de restaurant…), rédaction des feuilles de route pour les déplacements complexe sur les zones à risque.
- préparation des documents administratifs pour l’obtention des visas
- organisation des réunions et préparation des dossiers liés, réservations de salles et/ou de plateaux-repas, vérification des personnes présentes, …
- gestion des notes de frais,
- mise en forme et suivi de tous types de documents (proposition de service, présentation Powerpoint, etc.). Traitement des courriers, préparation des dossiers divers et gestion des signatures des différentes parties prenantes,
- suivi des dossiers (ouverture de code client, mission), mise en forme des lettres de mission,
- assistance au recrutement (lien avec la RH pour l’organisation logistique des entretiens),
- gestion et imputation des factures fournisseurs,
- transmission des éléments de facturation, vérification des encaissements dans le système de gestion, suivi de gestion et rôle d’alerte vis-à-vis de votre Dirigeant sur les retards de paiement ou impayé.
Votre profil
De formation supérieure, vous cumulez une expérience significative de 5 années minimum sur un poste d’assistant de direction dans un environnement exigeant.
Vous êtes organisé(e), très rigoureux, dynamique et précis(e) dans le traitement de l’information. Vous avez un grand sens du service et le goût du travail en équipe. Vous avez également le sens de l’anticipation et êtes force de proposition.
Vous faites preuve de confidentialité et de discrétion, mais aussi d’un excellent relationnel.
Vous maîtrisez les outils informatiques usuels (Word, Excel, Powerpoint).
Vous avez une très bonne maîtrise de l’anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral.